Hộ kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/6/2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Các lĩnh vực áp dụng bao gồm: bán lẻ hàng hóa, ăn uống, đồ uống, dịch vụ lưu trú, chăm sóc sức khỏe, cắt tóc, làm đẹp, vui chơi giải trí, vận tải hành khách… Đây là những ngành có giao dịch thanh toán trực tiếp với người tiêu dùng, dễ phát sinh gian lận thuế nếu không được giám sát chặt chẽ.

Dù tên gọi là “máy tính tiền” nhưng thực tế, các hộ kinh doanh không bắt buộc phải mua máy POS truyền thống. Người bán có thể sử dụng ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử trên điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop, miễn là phần mềm đó có thể kết nối truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo thời gian thực.

Tổng cục Thuế đã công bố danh sách các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn, trong đó có một số thương hiệu phổ biến như: MISA eInvoice, Viettel Invoice, VNPT Invoice, CyberBill, Fast e-Invoice, EasyInvoice…

Việc sử dụng phần mềm thay cho máy móc giúp giảm đáng kể chi phí ban đầu, đồng thời dễ dàng triển khai ở các cửa hàng nhỏ, không gian hạn chế.

Không dùng dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ bị phạt

Nếu hộ kinh doanh đã được cơ quan thuế hỗ trợ và thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không chuyển đổi thì được xác định là hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xử lý vi phạm theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Trường hợp hộ kinh doanh thuộc đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 2-4 triệu đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hộ kinh doanh sẽ bị phạt tiền từ 5-10 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua.

Với các trường hợp hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc chưa sử dụng, hoặc sử dụng chưa đầy đủ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ năm 2024 trở về trước thì bị phạt tiền từ 2-4 triệu đồng.

Cách triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Để tuân thủ quy định mới, các hộ kinh doanh có thể thực hiện theo trình tự sau để triển khai máy tính tiền từ 1/6.

Bước 1: Liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận để được tư vấn gói phù hợp với quy mô kinh doanh.

Bước 2: Đăng ký mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ).

Bước 3: Triển khai sử dụng chính thức từ ngày 1/6/2025, thực hiện kết nối – truyền dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế sau mỗi giao dịch.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là bước tiến quan trọng trong minh bạch hóa hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt với nhóm đối tượng nhỏ lẻ nhưng có doanh thu lớn.

Cơ quan thuế lưu ý để đảm bảo thực hiện theo quy định pháp luật, hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khẩn trương rà soát và thực hiện chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Chậm nhất đến ngày 30/5, hộ kinh doanh phải hoàn thành việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.