Xuất phát từ tình huống một bạn học viên của Kế toán thuế Keytas có hỏi về việc chuẩn bị sổ sách, kế toán đối với hộ kinh doanh khi chuyển đổi mô hình quản lý thuế từ khoán sang kê khai, đặc biệt với nhóm hộ nhỏ, ông Lê Văn Tuấn – Giám đốc Công ty TNHH Kế toán thuế Keytas nói với VietnamFinance rằng, hiện các phương pháp thống kê, sổ sách kế toán như ghi chép sổ giấy, dùng file excel đã dần lỗi thời và cũng dễ sai sót, thay thế vào đó là các phương thức điện tử.

Ông Tuấn cho biết, điểm thay đổi quan trọng của thông tư 152/2026 về hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh so với trước đây đó là lấy hoá đơn điện tử làm gốc để giảm chứng từ sổ sách và các mẫu sổ kế toán.

Về nguyên tắc vận hành hiệu quả đối với hộ kinh doanh, ông Tuấn lưu ý lấy một quy trình làm gốc và làm một lần, sau đó sử dụng kết quả đó cho các tuân thủ khác về kế toán, thuế. Việc tận dụng công nghệ giúp cho cá nhân, hộ kinh doanh tiết kiệm được thời gian và các chi phí tuân thủ khác.

Ông Tuấn nêu, khi một dòng tiền doanh thu đổ vào tài khoản ngân hàng thì hộ kinh doanh nên kết nối với một phần mềm bán hàng, nhằm xuất hoá đơn đầu ra cho hoạt động bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian và xuất hoá đơn đúng thời điểm, tránh được các sai sót không đáng có, dẫn đến bị phạt vi phạm hành chính về hoá đơn.

Một cách tối ưu, theo ông Tuấn, hộ kinh doanh nên sử dụng phần mềm bán hàng của nhà cung cấp nào có hệ sinh thái đầy đủ, ví dụ như khi bán hàng cho phép khách hàng thanh toán bằng cả thẻ vật lý, thẻ phi vật lý, hoặc thanh toán qua các mã QR code…

Sau khi bán hàng, thu tiền hộ kinh doanh có thể dùng ngay điện thoại xuất hoá đơn điện tử mà không cần dùng thêm thiết bị nào khác. Và việc ký, phát hành hoá đơn cũng là chữ kỹ số, không cần phải dùng USB token…

Khi đó, toàn bộ dữ liệu bán hàng và hoá đơn điện tử sau đó được tự động tổng hợp trên phần mềm bán hàng và kê khai thuế, hỗ trợ giúp hộ kinh doanh tạo luôn sổ sách kế toán theo đúng quy định hoặc tạo ra các bảng xuất nhập hàng tồn kho giúp hộ kinh doanh theo dõi doanh thu và lập tờ khai thuế.

Ngoài ra, một số nhà cung cấp còn có luôn dịch vụ hợp đồng điện tử, giúp hộ kinh doanh có thể thực hiện ký kết với các đối tác mà không cần dùng đến hợp đồng giấy, tiết giảm chi phí và lưu trữ dữ liệu thuận tiện.

“Thay vì tự mình xử lý từng công việc một cách thủ công, hộ kinh doanh nên tìm hiểu và lựa chọn được nhà cung cấp có dịch vụ khép kín từ bán hàng, thanh toán, xuất hoá đơn, đến quản lý, báo cáo mà tất cả trên một hệ thống thì sẽ rất tiện lợi, giúp cho hộ kinh doanh dễ dàng tuân thủ các quy định về thuế, tránh được nỗi lo sợ chủ yếu của nhóm này là sai sót về hoá đơn và thủ tục sổ sách, kế toán”, ông Tuấn đưa ra lời khuyên.