Kính gửi: Bộ Nội vụ

Trả lời Công văn số 5645/BNV-VTLTNN của Bộ Nội vụ về việc đề nghị góp ý Dự thảo Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ (sau đây gọi tắt là Dự thảo), Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), có một số ý kiến như sau:

1. Yêu cầu chung của kho lưu trữ (Điều 16)

– Khoản 1 Điều 16 Dự thảo quy định kho lưu trữ phải “có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết”. Việc yêu cầu phải có đất dự phòng, trong một số trường hợp sẽ khá khó khăn cho các tổ chức xây dựng, đầu tư kho lưu trữ vì không phải khi nào cũng có đất. Đề nghị Ban soạn thảo điều chỉnh quy định này theo hướng việc có đất dự phòng không phải là điều bắt buộc.

– “Đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hóa” (khoản 4 Điều 16): quy định này đang không rõ và chưa hợp lý. Bên cạnh các kho lưu trữ của cơ quan nhà nước còn có các kho của dịch vụ lưu trữ tư và đang được xem là một ngành nghề kinh doanh. Đây không phải là “công trình văn hóa” vì vậy, yêu cầu phải đáp ứng yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hóa là chưa hợp lý. Đề nghị Ban soạn thảo bỏ quy định tại khoản 4 Điều 16 Dự thảo.

2. Yêu cầu về hệ thống điện, cấp thoát nước và phòng, chữa cháy nổ (Điều 19)

Điểm d khoản 3 Điều 19 Dự thảo quy định “bản thiết kế thi công kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy phê duyệt”.

Theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định 136/2020/NĐ-CP, Nghị định 50/2024/NĐ-CP “nhà lưu trữ” từ 5000 m³ trở lên thuộc trường hợp phải thẩm duyệt thiết kế phòng cháy, chữa cháy. Tuy nhiên, khoản 1 Điều 20 Dự thảo quy định quy mô kho lưu trữ và lấy đơn vị tính là m². Vì vậy, rất khó để xác định kho lưu trữ có thuộc trường hợp phải thẩm duyệt thiết kế về phòng cháy chữa cháy hay không.

Để đảm bảo tính thống nhất giữa các văn bản, đề nghị Ban soạn bỏ quy định tại điểm d khoản 3 Điều 19 Dự thảo và dẫn chiếu sang quy định tại phòng cháy chữa cháy.

 

3. Quy mô kho lưu trữ (Điều 20)

– Quy mô kho lưu trữ

Khoản 1 Điều 20 Dự thảo quy định quy mô của kho lưu trữ gồm 4 loại. Tuy nhiên, các quy định của Dự thảo không gắn yêu cầu đối với từng loại quy mô của kho lưu trữ, vì vậy việc phân loại quy mô của kho lưu trữ là chưa rõ về mục tiêu quản lý. Tùy thuộc vào số lượng tài liệu thực tế cũng như dự báo về số lượng ước tính tài liệu hình thành trong tương lai, cơ quan, tổ chức sẽ quyết định về quy mô kho lưu trữ, do đó cần đánh giá lại tính cần thiết phải quy định về quy mô kho lưu trữ, nhất là việc xác định quy mô mà không gắn với yêu cầu quản lý tương ứng với từng loại quy mô.

Đề nghị Ban soạn thảo giải trình rõ hơn về mục tiêu quản lý đối với quy định về quy mô của kho lưu trữ.

 – Về thiết kế các hạng mục

Khoản 3 Điều 20 Dự thảo quy định “đối với những kho lưu trữ chuyên dụng có quy mô nhỏ …”. “Quy mô nhỏ” là khái niệm chưa đủ rõ ràng, trong khi đó khoản 1 Điều 20 xác định quy mô theo 4 loại tương ứng với diện tích tối thiểu sàn. Khái niệm này khiến cho việc quy định về quy mô tại Dự thảo thiếu thống nhất.

Để đảm bảo phù hợp với thực tế và rõ ràng, đề nghị Ban soạn thảo quy định khoản 3 Điều 20 theo hướng, khi thiết kế kho lưu trữ, tùy theo điều kiện thực tế để xác định quy mô kho lưu trữ và có hoặc không có các khu vực khác kho lưu trữ.

4. Hạ tầng nhà trạm (Điều 26)

Điều 26 Dự thảo quy định về hạ tầng nhà trạm:

– “Địa điểm của tòa nhà phải đáp ứng các quy định của quốc gia, khu vực, địa phương về bảo đảm khả năng tiếp cận” (khoản 2); “Thiết kế xây dựng của tòa nhà phải tuân thủ tác tiêu chuẩn địa chấn áp dụng đối với vị trí vùng địa chấn theo quy tắc xây dựng quốc tế” (khoản 3): các quy định này chưa đủ rõ ràng về tiêu chuẩn phải đáp ứng, cụ thể: “quy định của quốc gia, khu vực, địa phương” là những quy định nào, tại văn bản nào? “Quy tắc xây dựng quốc tế” là quy tắc nào? Việc thiếu rõ ràng trong các quy định này sẽ gây khó khăn cho các đối tượng khi triển khai thực hiện vì không thể xác định chính xác các tiêu chuẩn, quy tắc phải áp dụng, đề nghị Ban soạn thảo quy định cụ thể về các yêu cầu liên quan đến địa điểm, thiết kế xây dựng.

– “Tránh xa địa điểm có thể hứng những mảnh vỡ rơi xuống trong trận động đất từ khu vực xung quanh” (điểm a khoản 6). Cần đánh giá lại tính khả thi của quy định này, bởi vì trên thực tế xác định được khu vực đáp ứng điều kiện này là rất khó.

– “Không được nằm trong phạm vi … 0,8 km của căn cứ quân sự; 1,6km nhà máy sản xuất vũ khí, đạn dược hoặc nhà máy quốc phòng”. Thực tế, rất khó để biết được căn cứ quân sự, nhà máy sản xuất vũ khí, đạn dược, nhà máy quốc phòng … vì đây là các cơ sở thuộc về bí mật quốc phòng. Đề nghị Ban soạn thảo xem xét lại quy định này để đảm bảo thuận lợi cho các tổ chức khi thực hiện.

– “Không đặt trong khu vực tỉ lệ tội phạm cao” (điểm e khoản 6): “Khu vực tỉ lệ tội phạm cao” là điều kiện có thể thay đổi theo thời gian, việc yêu cầu đáp ứng điều kiện này có thể gây khó cho các cơ quan, tổ chức xây dựng hạ tầng nhà trạm, trong trường hợp, tại thời điểm xây, khu vực đó tỷ lệ tội phạm thấp, sau thời gian tỷ lệ tội phạm cao thì lại vi phạm về vị trí xây dựng. Đề nghị Ban soạn thảo bỏ quy định này.

5. Kiến trúc (Điều 27)

Khoản 3 Điều 27 Dự thảo quy định “có một bãi đỗ xe đủ lớn, thang máy vận chuyển hàng hóa an toàn”. Không rõ như thế nào được cho là có một bãi xe đủ lớn và không rõ về mục tiêu của yêu cầu này? Yêu cầu này có thể cản trở cho các tổ chức muốn đầu tư kho lưu trữ số, vì khó có thể có diện tích đất lớn để đáp ứng các điều kiện của hạ tầng lắp đặt thiết bị của kho lưu trữ số. Quy định về thang máy vận chuyển hàng hóa an toàn là không cần thiết, bởi vì thang máy là hàng hóa nhóm 2, phải đáp ứng yêu cầu về quy chuẩn kỹ thuật và được quản lý theo cơ chế đối với hàng hóa nhóm 2.

Đề nghị Ban soạn thảo bỏ quy định tại khoản 3 Điều 27 Dự thảo.

6. Tiếp cận có điều kiện tài liệu lưu trữ (Chương VI)

Điều 64 Dự thảo quy định thẩm quyền của cơ quan nhà nước xét duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, tuy nhiên quy định lại chưa đủ rõ các điểm sau:

– Chưa rõ về thẩm quyền: Theo quy định Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép tiếp cận tại “lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương”, còn Sở Nội vụ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại “lưu trữ lịch sử”. Như vậy, phạm vi cho phép của Sở Nội vụ là rộng hơn và chồng lấn với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đối với tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương. Đề nghị Ban soạn thảo xem xét lại quy định này để phân tách rõ về thẩm quyền của các cơ quan nhà nước trong việc cho phép tiếp cận có điều kiện đối với tài liệu tại lưu trữ lịch sử;

– Chưa rõ về trình tự, thủ tục, điều kiện để tổ chức, cá nhân được tiếp cận các loại tài liệu này. Điều này có thể khiến cho việc tiếp cận các tài liệu lưu trữ gặp khó khăn, do đó đề nghị Ban soạn thảo quy định rõ về điều kiện, trình tự, thủ tục để tổ chức, cá nhân tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ quy định tại Chương VI Dự thảo.

7. Kinh doanh dịch vụ lưu trữ (Chương VII)
8. Điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác (Điều 65)

Điều 65 Dự thảo quy định các điều kiện sau:

– “Đáp ứng đầy đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ số quy định tại Luật Lưu trữ” (khoản 1): Luật Lưu trữ không có khái niệm “dịch vụ lưu trữ số”. Đây là điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác, do đó yêu cầu đáp ứng điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ số là chưa phù hợp. Đề nghị Ban soạn thảo bỏ quy định này

– “Có Kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác đáp ứng quy định tại Chương III Nghị định này” (khoản 2). Chương III Dự thảo quy định khá rộng về kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác, trong đó có yêu cầu về khu vực kho bảo quản tài liệu; yêu cầu các khu vực khác của kho lưu trữ; quy mô của kho lưu trữ; cải tạo, nâng cấp thành kho lưu trữ chuyên dụng. Quy định sẽ rất khó để áp dụng. Bởi vì, không rõ có bắt buộc phải có các khu vực khác của kho lưu trữ tại Điều 18 không? Hay là nếu quy mô nhỏ thì không cần phải áp dụng? Doanh nghiệp có thể cải tạo, nâng cấp thành kho lưu trữ chuyên dùng từ kho lưu trữ có sẵn nhưng quy mô nhỏ và không bắt buộc phải áp dụng các điều kiện về kho bảo quản tại Điều 17 và các khu vực khác của kho lưu trữ tại Điều 18?

Để đảm bảo tính minh bạch và hợp lý, đề nghị Ban soạn thảo quy định cụ thể về cơ sở vật chất mà doanh nghiệp phải đáp ứng và xác định các yêu cầu cơ bản phải đáp ứng (ví dụ: chỉ cần yêu cầu có kho bảo quản tài liệu đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật quy định tại Chương III) tránh trường hợp điều kiện quá khắt khe, gây khó cho các doanh nghiệp muốn tham gia vào lĩnh vực này.

1. Điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (Điều 66)

Khoản 2 Điều 66 Dự thảo quy định điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải “có Kho lưu trữ số cấp độ 3 trở lên theo quy định tại Điều 26 và đáp ứng quy định về hạ tầng lắp đặt thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin tại mục 2, mục 3 Chương IV Nghị định này”.

Quy định này đang có sự nhầm lẫn về dẫn chiếu, Điều 25 Dự thảo quy định về các cấp độ của Kho lưu trữ số. Việc yêu cầu Kho lưu trữ số cấp độ 3 dường như chưa rõ mục tiêu và thật sự hợp lý. Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh, doanh nghiệp có thể xác định các quy mô kho Lưu trữ số dựa vào các cấp độ của kho. Vì vậy, Nhà nước không cần thiết phải yêu cầu doanh nghiệp phải có Kho lưu trữ với dung lượng lớn ngay từ đầu.

Đề nghị Ban soạn thảo điều chỉnh quy định trên theo hướng, có Kho lưu trữ số quy định tại Điều 25.

1. Trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ (Điều 67)

– Về hồ sơ (khoản 1):

Đề nghị bỏ yêu cầu phải có “Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” vì thông tin về đăng ký doanh nghiệp có thể tra cứu trong Hệ thống thông tin về đăng ký doanh nghiệp;

Đề nghị bỏ yêu cầu phải có tài liệu chứng minh đáp ứng các quy định tại khoản 2 Điều 65 hoặc khoản 2 Điều 66 mà chỉ cần có Bản thuyết minh và áp dụng biện pháp hậu kiểm để kiểm soát việc tuân thủ của doanh nghiệp hoặc đề nghị quy định rõ những tài liệu nào chứng minh việc đáp ứng các điều kiện tại khoản 2 Điều 65, khoản 2 Điều 66.

• Về giải quyết hồ sơ (khoản 2)

Dự thảo quy định quy trình giải quyết hồ sơ theo hướng, thẩm định tài liệu trong hồ sơ và tiến hành kiểm tra thực tế rồi mới cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Đây là phương thức quản lý “tiền kiểm”. Trong bối cảnh Chính phủ thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính thì quy trình cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ là chưa thực sự thuận lợi và phù hợp. Trong rất nhiều các quy trình thủ tục cấp giấy phép hiện nay, các quy định đang thiết kế theo hướng thẩm định tài liệu trong hồ sơ rồi cấp giấy phép mà không tiến hành kiểm tra thực tế. Đề nghị Ban soạn thảo cân nhắc sửa đổi quy định theo hướng quy trình cấp phép chỉ thẩm định tài liệu hồ sơ.

1. Cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ (Điều 68)

Khoản 2 Điều 68 Dự thảo quy định thời hạn để xem xét, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đối với trường hợp mất, hỏng, ghi sai thông tin trên Giấy chứng nhận, hoặc thay đổi các thông tin về người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở, tên giao dịch là 10 n gày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đề nghị là khá dài. Bởi vì, hồ sơ và các trường hợp thay đổi này là đơn giản, không cần mất quá nhiều thời gian. Đề nghị Ban soạn thảo rút ngắn thời gian xuống còn 5 ngày làm việc.

1. Thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ (Điều 69)

Khoản 1 Điều 69 Dự thảo quy định các trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ bị thu hồi Giấy chứng nhận:

• “Không tiếp tục cung cấp dịch vụ” (điểm b): quy định này là không rõ như thế nào được cho là không tiếp tục cung cấp dịch vụ? Đề nghị Ban soạn thảo sửa đổi quy định theo hướng định lượng hơn, ví dụ, không hoạt động trong 12 tháng liên tục.
• “Vi phạm pháp luật” (điểm c): Đây là phạm vi quá rộng, không phải vi phạm pháp luật nào, trong lĩnh vực nào cũng ảnh hưởng đến hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trữ. Đề nghị Ban soạn thảo sửa đổi quy định theo hướng những vi phạm pháp luật về điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ (hoặc không đáp ứng hoặc duy trì điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ) thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận.

Trên đây là một số ý kiến của Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đối với Dự thảo Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Rất mong quý Cơ quan cân nhắc để chỉnh sửa, hoàn thiện.

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý Cơ quan.